Polityka prywatności
1. Administrator danych i kontakt
- Administratorem danych osobowych jest Joanna Piotrowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Gabinet Dietetyczny Joanna Piotrowska, ul. Olkuska 40/3, 41-260 Sławków, NIP: 6252477199, REGON: 388435912 (dalej: Administrator).
- W sprawach danych osobowych można kontaktować się e-mailem: [email protected] lub listownie na adres z ust. 1.
- Polityka dotyczy strony piotrowska-psychodietetyk.pl, sklepu internetowego, kont klientów, kursów online, rezerwacji konsultacji przez własny system dostępny na konsultacje.piotrowska-psychodietetyk.pl, konsultacji psychodietetycznych, newslettera oraz profili Administratora w mediach społecznościowych.
- Aplikacja Nibloo ma odrębną politykę prywatności, dostępną na stronie https://nibloo.pl/polityka-prywatnosci/.
2. Jakie dane przetwarzamy
- W zależności od tego, z czego korzystasz, przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres, dane do faktury, dane zamówień i płatności (bez pełnych danych karty, które obsługuje operator płatności), dane konta klienta i postępów w kursach, informacje o rezerwacjach, treść korespondencji, adres IP, dane z logów serwera oraz identyfikatory plików cookies.
- Podczas konsultacji psychodietetycznych Administrator otrzymuje informacje o zdrowiu, w szczególności o sposobie odżywiania, relacji z jedzeniem, samopoczuciu, przyjmowanych lekach i suplementach. Są to szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Odpowiedzi na wiadomości i zapytania | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: korespondencja); gdy kontakt dotyczy zawarcia umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Do zakończenia sprawy; gdy korespondencja dotyczy umowy, według zasad dla danych umownych. |
| Zawarcie i wykonanie umowy: sklep, konto, workbooki, kursy, rezerwacja i konsultacje | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Przez czas wykonywania umowy lub utrzymywania konta, a następnie przez okres uzasadniony ewentualnymi roszczeniami. Właściwy termin zależy od rodzaju roszczenia; dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi co do zasady 3 lata, a ogólny termin to 6 lat, z uwzględnieniem wyjątków. |
| Dane o zdrowiu przekazane podczas konsultacji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z realizacją współpracy oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda na dane zdrowotne) | Przez czas współpracy i 3 lata od ostatniej konsultacji, z zastrzeżeniem wcześniejszego usunięcia po wycofaniu zgody, chyba że istnieje odrębna prawna podstawa dalszego przechowywania niezbędnego zakresu danych, np. dla roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO). |
| Faktury i rozliczenia | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem wyjątków. |
| Reklamacje, ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń. |
| Newsletter i materiały oferowane za zapis | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda); art. 6 ust. 1 lit. b RODO (dostarczenie materiału); art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej | Do wycofania zgody; dowód udzielenia i cofnięcia zgody przez okres uzasadniony wykazaniem zgodności z prawem i ewentualnymi roszczeniami. |
| Statystyki odwiedzin (Google Analytics) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda); art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej | Do wycofania zgody w zakresie przetwarzania opartego na zgodzie; okresy przechowywania poszczególnych identyfikatorów zależą od ich konfiguracji. |
| Pomiar i kierowanie reklam (Meta Pixel) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda); art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej | Do wycofania zgody w zakresie przetwarzania opartego na zgodzie; okresy przechowywania identyfikatorów zależą od konfiguracji. |
| Bezpieczeństwo serwisu i logi serwera | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ochrona serwisu) | Przez okres stosowany dla logów serwera, uzasadniony bezpieczeństwem i obsługą incydentów. |
| Prowadzenie profili w mediach społecznościowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (komunikacja z odbiorcami) | Do usunięcia komentarza lub wiadomości, zakończenia sprawy albo zakończenia prowadzenia profilu, z uwzględnieniem zasad platform. |
4. Dane o zdrowiu i konsultacje
- Informacje o zdrowiu Administrator przetwarza po uzyskaniu Twojej wyraźnej zgody przed pierwszą konsultacją. Zgoda jest dokumentowana oddzielnie od akceptacji regulaminu.
- Zgoda jest dobrowolna. Możesz ją w każdej chwili wycofać, pisząc na adres z pkt 1 ust. 2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem, ale może uniemożliwić dalsze prowadzenie konsultacji.
- Konsultacje online odbywają się przez Google Meet. Spotkania nie są nagrywane przez Administratora.
- Notatki z konsultacji Administrator prowadzi w formie papierowej oraz elektronicznej na własnym komputerze. Notatki na komputerze nie są synchronizowane z chmurą. Dokumentacja klientek nie jest przechowywana w Notion. Wyłączny dostęp do dokumentacji ma Administrator.
- Informacje przekazane podczas konsultacji są traktowane jako poufne i nie są ujawniane osobom nieuprawnionym, z wyjątkiem sytuacji, w których ich ujawnienie wynika z przepisów prawa lub istnieje inna właściwa podstawa prawna.
5. Newsletter
- Newsletter wysyłamy przez platformę MailerLite (MailerLite, UAB, Litwa), która przetwarza dane na zlecenie Administratora.
- W systemie zapisujemy adres e-mail, imię (jeśli je podasz), datę zapisu i potwierdzenia, źródło zapisu oraz statystyki otwarć i kliknięć.
- Na podstawie źródła zapisu i aktywności w wiadomościach możemy dzielić odbiorców na grupy, żeby wysyłać treści dopasowane do zainteresowań. Nie wywołuje to wobec Ciebie skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na Ciebie nie wpływa.
- Możesz w każdej chwili wypisać się z newslettera przez link w każdej wiadomości albo pisząc na adres z pkt 1 ust. 2. Szczegółowe zasady określa Regulamin Newslettera.
6. Pliki cookies
- Serwis korzysta z plików cookies niezbędnych do działania strony, koszyka, konta klienta i zabezpieczeń. Stosowanie niezbędnych plików nie wymaga odrębnej zgody.
- Serwis wykorzystuje Google Analytics do statystyk odwiedzin oraz Meta Pixel do pomiaru działań reklamowych. Stosowanie opcjonalnych technologii analitycznych i marketingowych wymagających zgody jest uzależnione od jej uprzedniego udzielenia. Samo korzystanie ze strony ani brak zmiany ustawień przeglądarki nie oznacza zgody.
- Na stronie dostępny jest baner umożliwiający zaakceptowanie lub odrzucenie opcjonalnych cookies. Możesz również usuwać cookies w ustawieniach przeglądarki. Szczegółowe informacje o okresach ważności konkretnych plików cookies wynikają z ich ustawień technicznych; możesz je sprawdzić w ustawieniach przeglądarki. W celu wycofania zgody możesz skorzystać z mechanizmu zarządzania cookies, jeśli jest dostępny, lub skontaktować się z Administratorem.
| Narzędzie | Dostawca | Cel i okres ważności |
|---|---|---|
| Pliki niezbędne (WordPress, WooCommerce) | Administrator i dostawcy usług technicznych | Obsługa strony, koszyka, konta i bezpieczeństwa; okres sesji lub okres wynikający z konfiguracji danego pliku. |
| Google Analytics (m.in. _ga) | Google Ireland Ltd. | Statystyki odwiedzin; typowy okres ważności _ga wynosi do 2 lat, może różnić się zależnie od ustawień. |
| Meta Pixel (m.in. _fbp) | Meta Platforms Ireland Ltd. | Pomiar reklam i remarketing; typowy okres ważności _fbp wynosi do 90 dni, może różnić się zależnie od ustawień. |
7. Media społecznościowe
- Administrator prowadzi profile na Instagramie, Facebooku i YouTube. Dane osób, które obserwują profile, komentują lub wysyłają wiadomości, przetwarzamy w celu komunikacji z nimi.
- W zakresie statystyk profili Facebook i Instagram udostępnianych za pomocą narzędzi Meta (w tym Page Insights) Administrator jest współadministratorem danych wraz z Meta Platforms Ireland Ltd. w zakresie przewidzianym przez warunki Meta. Zasady tego współadministrowania opisano na stronie https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.
- W zakresie zbierania danych za pośrednictwem Meta Pixel i ich przekazywania do Meta Administrator i Meta Platforms Ireland Ltd. wspólnie ustalają cele i sposoby określonych operacji przetwarzania. Współadministracja nie obejmuje automatycznie późniejszego samodzielnego wykorzystywania danych przez Meta.
8. Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być udostępniane, w niezbędnym zakresie, następującym kategoriom odbiorców i dostawcom:
- OVH SAS (Francja): hosting strony, sklepu i panelu kursowego oraz obsługa poczty elektronicznej;
- własny system rezerwacji konsultacji w domenie konsultacje.piotrowska-psychodietetyk.pl; dane związane z rezerwacją przetwarza Administrator, a zaplecze hostingowe zapewnia OVH;
- MailerLite (MailerLite UAB, Litwa): obsługa newslettera;
- imoje i Stripe: obsługa płatności, zgodnie z metodą wybraną przy zakupie;
- Google: Google Meet i Google Analytics;
- Meta: Meta Pixel i profile w mediach społecznościowych;
- biuro rachunkowe w zakresie prowadzenia księgowości;
- uprawnione organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy prawa.
W zależności od charakteru usługi dostawcy mogą działać jako podmioty przetwarzające na zlecenie Administratora albo odrębni administratorzy danych.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Korzystanie z usług Google, Meta, Stripe i MailerLite może wiązać się z dostępem do danych lub ich przekazywaniem poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych.
- Przekazywanie danych poza EOG odbywa się z zachowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, odpowiednich do konkretnego transferu. Stosowane mechanizmy obejmują w odpowiednich przypadkach decyzję Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. dotyczącą EU-US Data Privacy Framework dla certyfikowanych odbiorców oraz standardowe klauzule umowne zatwierdzone decyzją Komisji (UE) 2021/914. Właściwy mechanizm zależy od konkretnego odbiorcy i transferu.
- Informacje o zabezpieczeniach stosowanych w związku z konkretnym przekazywaniem danych można uzyskać, pisząc na adres z pkt 1 ust. 2.
10. Twoje prawa
- Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie.
- Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody.
- Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od ich otrzymania. Nie każde żądanie usunięcia danych może zostać spełnione w całości, np. gdy przepisy wymagają przechowywania dokumentów księgowych.
- Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (https://uodo.gov.pl).
11. Podanie danych i zautomatyzowane decyzje
- Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych niezbędnych do zawarcia umowy, rezerwacji konsultacji lub zapisu na newsletter nie możemy wykonać danej usługi.
- Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Po wyrażeniu odpowiedniej zgody Meta może wykorzystywać dane do dopasowywania reklam (profilowanie marketingowe).
12. Zmiany polityki
- Polityka może być zmieniana w związku ze zmianą przepisów, dostawców lub sposobu przetwarzania danych. Nową wersję publikujemy na stronie z datą obowiązywania.
- Jeżeli zmiana wymaga nowej zgody, poprosimy o nią przed rozpoczęciem nowego przetwarzania.
- Polityka w niniejszym brzmieniu obowiązuje od dnia 4 listopada 2026 r.